Author Archives: ez2xs

  • 0

Wat is een Tijdregistratiesysteem?

Wat is een tijdregistratiesysteem?

De eerste tijdregistratiesystemen waren bedoeld om de door de medewerkers ingevulde urenstaten ‘in te voeren’ door administratief personeel. Het tijdregistratiesysteem maakte vervolgens rapportage (per te kiezen tijdvak) mogelijk, naar een aantal invalshoeken, zoals: per medewerker, per project, totaal per opdrachtgever.

De moderne tijdregistratie software maakt zowel invoer, als rapportage door de medewerker zelf mogelijk.

Dergelijke tijdsregistratiesystemen worden meer en meer ‘als abonnement’ aan afnemers ter beschikking gesteld, alhoewel nog veel organisaties werken met een aangekocht tijdregistratie systeem dat ‘draait’ op de eigen computersystemen.

De meest recente tijdregistratie systemen maken gebruik van ‘cloud toepassingen’, waardoor eigen computersystemen geheel overbodig worden en het plaats en tijd onafhankelijk werken wordt gefaciliteerd, zoals tegenwoordig ook wel wordt aangeduid met het begrip ‘het nieuwe werken’.

 


  • 0

Wat is een Urenstaat?

Wat is een urenstaat?

De urenstaat is het formulier waarop de medewerker zijn bestede uren per project kan aangeven. Meestal is een urenstaat een weekformulier. Vroeger werden dergelijke formulieren met de hand ingevuld en vervolgens door een administratie in een systeem ingevoerd.

Veel kleinere organisaties en ZZP’ers hanteren nog een urenstaat in excel, of excel urenstaat, maar door de beperkte mogelijkheden en de wens om urenregistratie te koppelen aan facturatie gaan organisaties meestal na enge tijd over op een professioneel urenregistratie systeem met meer faciliteiten.

De tegenwoordige urenregistratie systemen bieden de mogelijkheid dat de medewerker zelf zijn uren invoert in een elektronische urenstaat. De modernste systemen bieden de medewerker hierbij de mogelijkheid om uren te registreren door deze rechtstreeks uit de agenda te ‘slepen’, zodat overbodige (eigenlijk dubbele) administratieve werkzaamheden achterwege kunnen blijven. Naast een duidelijk merkbare efficiency levert dit in de praktijk ook een aanzienlijke vermindering van de ‘weerstand tegen uren schrijven’ op

 


  • 0

Urenadministratie?

Urenadministratie

Urenadministratie is hetzelfde als urenregistratie. Veel bedrijven gebruiken het woord urenadministratie nog steeds. Oorspronkelijk werden de uren namelijk geregistreerd op papier en formulieren, waarna ze door een administratief medewerker in een systeem werden ingevoerd. Uiteindelijk doel van een dergelijke administratie is (meestal) het opstellen van facturen voor de cliënt voor wie de werkzaamheden zijn uitgevoerd.

Een aantal jaar geleden werd het registreren van de uren van werknemers nog voornamelijk nog uitgevoerd door administratief medewerkers. Zij hielden, aan de hand van door medewerkers ingevulde lijsten, bij hoeveel tijd er aan een activiteit of project werd besteed. Tegenwoordig is deze taak echter overbodig, omdat de uren worden geregistreerd in online systemen door de medewerker zelf. Ez2xs biedt zelfs de mogelijkheid om de uren rechtstreeks te uit de agenda te ‘slepen’. Hierdoor worden de administratieve taken voor de medewerkers nog verder vereenvoudigd.

Er is dus geen verschil in de betekenis van de woorden urenadministratie en urenregistratie. Het enige verschil is dat het tegenwoordig urenregistratie wordt genoemd, omdat er bijna geen administratief werk meer aan te pas komt.

 


  • 0

Wat is Urenverantwoording?

Wat is urenverantwoording?

Urenverantwoording betekent in feite het afleggen van verantwoording over de (aan een project of activiteit) bestede tijd. Zeker indien de bestede tijd gefactureerd wordt kan de (in- of externe) opdrachtgever vragen om een urenverantwoording.

In principe kan een urenverantwoording (bv Excel) volstaan. Een goede urenverantwoording moet uitsluitsel geven over de vraag hoeveel tijd, door welke medewerker(s) aan welk project of aan welke activiteit is besteed. In de praktijk wenst de opdrachtgever vaak ook nader inzicht in het type werkzaamheden dat is verricht voor het project of voor de activiteit.

Dit betekent dat niet alleen de uren die aan een project zijn besteed moeten worden geregistreerd, maar dat ook de soorten van werkzaamheden gespecificeerd moeten kunnen worden (m.b.v. uusoorten). Hierbij is het van belang om te onderkennen dat verschillende soorten activiteiten en projecten, dikwijls verschillende soorten van werkzaamheden met zich meebrengen (b.v. intake, bestudering materiaal, interview, rapporteren, projectleiding, overleg etc.).

Dit brengt vele organisaties er toe om na verloop van tijd toch van Excel over te stappen op een compleet urenverantwoordingssysteem, gekoppeld aan de facturatie.

 


  • 0

Een voorbeeld van urenregistratie

Een voorbeeld van urenregistratie

Een eenvoudig voorbeeld van urenregistratie is een rekenblad in Excel. Zo’n Excel sheet bevat kolommen per maand, waarin per medewerker wordt aangegeven hoeveel uur deze in de betreffende maand heeft gemaakt. Het is eenvoudig en overzichtelijk om hierbinnen een onderverdeling naar activiteiten of projecten aan te brengen.

Bovenstaand voorbeeld is een erg simpele uitvoering van urenregistratie, zoals deze vooral een aantal jaar geleden veel werd gebruikt. Nu zijn er echter veel meer mogelijkheden. Een voorbeeld van een professionele urenregistratie, is software, gebouwd o.b.v. een database. Hierin worden de uren ingevoerd middels elektronische urenformulieren. In deze formulieren kan worden aangegeven op welke activiteit of op welk project de uren van de betreffende medewerker moeten worden geboekt.

Als een bepaald project betaalde dienstverlening betreft, kan de urenregistratie de basis voor de facturatie vormen. Hiervoor zijn diverse typen rapporten mogelijk.

De tegenwoordige online urenregistratiesystemen bieden de mogelijkheid om de uren te registreren door deze rechtstreeks uit de agenda te slepen. Hierdoor blijven overbodige en dubbele administratieve werkzaamheden achterwege

 


  • 0

Urenregistratie in Microsoft Access?

Urenregistratie in Microsoft Access

Ja, urenregistratie is ook mogelijk met Microsoft Access. Een aantal urenregistratiesystemen is gebaseerd op het gebruik van Access software. Urenregistratiesystemen kunnen dus ook worden gemaakt in Microsoft Access.

Urenregistratie met Microsoft Access is voornamelijk bedoeld om de door medewerkers ingevulde urenstaten in te voeren door administratief personeel. Het urenregistratie programma maakt vervolgens een rapportage mogelijk naar een aantal invalshoeken zoals per medewerker en per project.

De moderne online systemen maken geen gebruik meer van Microsoft Access. Bij de urenregistratiesystemen van tegenwoordig zijn er geen eigen computersystemen met software pakket meer nodig. Met een modern urenregistratie programma kunt u zelfs thuis of onderweg uw uren invoeren en een rapportage door de medewerker zelf is ook mogelijk.

 


  • 0

Is Urenregistratie altijd gekoppeld aan Facturatie?

Is urenregistratie altijd gekoppeld aan facturatie?

Urenregistratie en facturatie zijn in principe twee afzonderlijke deelprocessen die niet gekoppeld behoeven te zijn. In de praktijk is het voor organisaties die hun dienstverlening factureren o.b.v. bestede uren wel erg handig om beide wel te koppelen.

Veel informatie die nodig is voor de ‘elektronische projectkaart’ t.b.v. de urenregistratie is immers ook nodig voor de facturatie. Het hanteren van gescheiden systemen voor urenregistratie en facturatie leidt dan ook onvermijdelijk tot dubbel werk en extra kans op fouten! Daarom hebben de ez2xs pakketten een geïntegreerde projectadministratie.

Urenregistratie facturatie is dus een belangrijke koppeling die veel voordelen biedt!

 

 


  • 0

Kan Urenregistratie in excel?

Urenregistratie in Excel?

Veel organisaties maken een start met urenregistratie m.b.v. een al of niet zelf ontwikkeld Excel uren sheet o.b.v. een excel sjabloon voor urenregistratie. Voor kleine organisaties voldoet urenregistratie in Excel vaak prima. Zeker als het een gaat om het verkrijgen van globaal inzicht in de urenbesteding, door eenmalig of gedurende enkele perioden per jaar uren te schrijven is een Excel urenregistratie een prima vertrekpunt.

Excel urenregistratie kent echter ook zijn beperkingen, b.v. omdat het registreren van uren per persoon en per project nog geen inzicht geeft in het type werkzaamheden (meestal aangeduid als activiteiten- of uursoorten).

Indien de uren de basis vormen voor facturatie, kan met een uren registratie Excel template, ook de berekening van de facturen op eenvoudige wijze worden gemaakt. Het maken van de facturen moet dan alsnog in b.v. Word gebeuren.

Urenregistratie in Excel is dus zeker het overwegen waard als start voor kleinere organisaties. Bovendien kan de organisatie zo op eenvoudige wijze ervaring opdoen met urenregistratie, -verantwoording en facturatie.

NB zie ook uren- en tijdregistratie gratis!


  • 0

Wat is Urenregistratiesoftware?

Wat is urenregistratiesoftware?

De eerste urenregistratiesoftware was bedoeld om de door de medewerkers ingevulde urenstaten ‘in te voeren’ door administratief personeel. Het urenregistratie programma maakte vervolgens rapportage (per te kiezen tijdvak) mogelijk, naar een aantal invalshoeken, zoals: per medewerker, per project, totaal per opdrachtgever.

Een moderne urenregistratieprogramma maakt zowel invoer, als rapportage door de medewerker zelf mogelijk.

Dergelijke urenregistratiesoftware wordt meer en meer ‘als abonnement’ aan afnemers ter beschikking gesteld, alhoewel nog veel organisaties werken met een aangekocht softwarepakket dat ‘draait’ op de eigen computersystemen.

De meest recente urenregistratiesoftware maakt gebruik van ‘cloud toepassingen’, waardoor eigen computersystemen geheel overbodig worden en het plaats en tijd onafhankelijk werken wordt gefaciliteerd, zoals tegenwoordig ook wel wordt aangeduid met het begrip ‘het nieuwe werken’.

 

 


  • 0

Het Nieuwe Werken?

Het nieuwe werken wordt gezien als: het ‘onafhankelijk van plaats en tijd kunnen werken’ met een zodanige (technische) ondersteuning, dat de beschikbaarheid van de voor het werken benodigde informatie en functionaliteit, 24 uur per dag is gegarandeerd. Ook worden het gemeenschappelijk kunnen benaderen van informatie (document management!) en de beschikbaarheid van functionaliteit vanuit verschillende platforms (Apple, Microsoft, pc, laptop, netbook, tablet en / of smartphone) gezien als essentieel voor het nieuwe werken.

Voor de beschikbaarheid van de benodigde informatie en functionaliteit, is de toegankelijkheid van informatiesystemen zeer belangrijk. Meer en meer systemen zijn tegenwoordig toegankelijk via het Internet in de vorm van cloud toepassingen, waarbij de gebruiker niet meer nodig heeft dan een PC, laptop, netbook, tablet of smartphone en toegang tot het Internet.

NB in een bredere definitie worden ook de ‘culturele’ aspecten van de ‘organisatie van het nieuwe werken’ meegenomen, waarin begrippen als ‘professionele autonomie’, ‘werken zonder hiërarchie’ en ‘samenwerken in een sfeer van onderling vertrouwen’, centraal staan.