Category Archives: f.a.q.

  • 0

Tijdschrijven?

Category:f.a.q.

Tijdschrijven wordt in het algemeen gebruikt als synoniem voor ‘het registreren van de, aan activiteiten of projecten bestede, uren’.

Tijdschrijven wordt in het algemeen door de medewerkers (i.h.a. ‘professionals’), ervaren als ‘vervelend’ en administratief werk. Het is daarom van groot belang dat de medewerker kan beschikken over een efficiënt hulpmiddel voor tijd schrijven (b.v. door het ‘slepen van de uren uit de agenda’ mogelijk te maken).

Ook de faciliteiten voor medewerkers om zelf relevante rapporten uit te draaien is van groot belang om medewerkers te motiveren om goed hun uren te schrijven (b.v. rapporten over uren, omzet, productiviteit, planning en vakantiedagen).

 

Door op een juiste wijze tijd te schrijven en door het tijdschrijven te stimuleren wordt beter inzicht verkregen in het werkproces. Bovendien wordt met zorgvuldig tijdschrijven een betere facturatie gerealiseerd.

 

 


  • 0

Tijdregistratie

Category:f.a.q.

Tijdregistratie

Tijdregistratie is de registratie van aanwezigheid. Het wordt ook wel ⿿in- en uitklokken⿿ genoemd. Als u bijvoorbeeld om 9 uur op uw werk moet zijn, dan wordt er geregistreerd wanneer u binnen bent en wanneer u het pand weer verlaat. Zo weet uw baas precies of u wel het aantal uren maakt dat bijvoorbeeld op het contract staat.

Dergelijke tijdregistratiesystemen worden vaak toegepast in combinatie met een toegangscontrole. Dit kan middels een hekje, een poortje of bijvoorbeeld een speciale pas die u dient te scannen. Tegenwoordig gebeurt dit ook vaak met een online registratiesysteem. Dan wordt er op de computer geregistreerd wanneer u begint te werken aan een bepaalde activiteit.

Het verschil tussen tijdregistratie en urenregistratie, is dat tijdregistratiesystemen geen informatie geven over de activiteiten die tijdens de aanwezigheid op kantoor worden verricht. Urenregistratie is dus uitgebreider, want dan wordt het aantal uur en de activiteiten die u verricht geregistreerd

 


  • 0

Gratis Tijdschrijfsystemen?

Category:f.a.q.

Gratis tijdschrijfsystemen.

Op de markt verschijnen steeds meer gratis tijdschrijfsystemen. Het gaat hier echt om urenregistratiesystemen en niet om ‘aanwezigheidsregistratie- toegangscontrolesystemen’.

Meestal kennen de gratis tijdschrijfsystemen echter een beperkte functionaliteit, hetgeen vaak tot uiting komt in de beperkte rapportagemogelijkheden. Bovendien zijn de meeste gratis tijdschrijfsystemen ‘gelimiteerd’ tot een beperkt aantal gebruikers.Vaak zijn dit op zich prima systemen om ervaring mee op te doen.

Uiteraard is het de bedoeling van de leveranciers, om de organisaties die starten o.b.v. een dergelijk gratis tijdschrijfsysteem, te ‘verleiden’ tot de aanschaf of tot een (niet gratis) abonnement op een systeem met uitgebreidere functionaliteit. Het verdient dan ook aanbeveling om de bij keuze voor de start met een dergelijk systeem, toch alvast goed te kijken naar de eigen toekomstige functionaliteitsbehoefte van de organisatie en de ‘upgrade’ mogelijkheden van het te selecteren gratis systeem.

 


  • 0

Kan Tijdschrijven in Excel?

Category:f.a.q.

Kan tijdschrijven ook in Excel?

Veel organisaties maken een start met tijdregistratie m.b.v. een al of niet zelf ontwikkeld excel uren sheet o.b.v. een Excel sjabloon voor tijdschrijven. Voor kleine organisaties voldoet het tijdschrijven in Excel vaak prima. Zeker als het een gaat om het verkrijgen van globaal inzicht in de urenbesteding, door eenmalig of gedurende enkele perioden per jaar uren te schrijven.

Excel tijdregistratie kent echter ook zijn beperkingen, omdat het registreren van uren per persoon en per project nog geen inzicht geeft in het type werkzaamheden (meestal aangeduid als activiteiten- of uursoorten).

Indien de uren de basis vormen voor facturatie, kan met een tijd registratie Excel template, ook de berekening van de facturen op eenvoudige wijze worden gemaakt. Het maken van de facturen moet dan alsnog in b.v. Word gebeuren.

Tijdregistratie in Excel is dus zeker het overwegen waard als start voor kleinere organisaties. Bovendien kan de organisatie zo op eenvoudige wijze ervaring opdoen met urenregistratie, -verantwoording en facturatie.

 


  • 0

Zijn er gratis Urenregistratie systemen?

Category:f.a.q.

Gratis urenregistratiesysteem?

Op de markt verschijnt steeds meer gratis urenregistratie software. Het gaat hier echt om urenregistratiesystemen en niet om ‘aanwezigheidsregistratie- toegangscontrolesystemen’.

Meestal kent een gratis urenregistratiesysteem echter een beperkte functionaliteit, hetgeen vaak tot uiting komt in de beperkte rapportagemogelijkheden en weinig mogelijkheden om projectgegevens vast te leggen. Bovendien zijn de software oplossingen waarin urenregistratie gratis wordt aangeboden, ‘gelimiteerd’ tot een beperkt aantal gebruikers. Vaak wordt een op zich prima online urenregistratie aangeboden, die zeer geschikt is om ervaring op te doen en de echte functionaliteitsbehoefte te verhelderen.

Uiteraard is het de bedoeling van de leveranciers om de organisaties die starten o.b.v. een dergelijk gratis systeem, te ‘verleiden’ tot de aanschaf of tot een (niet gratis) abonnement op een systeem met uitgebreidere functionaliteit. Het verdient dan ook aanbeveling om bij de keuze voor een start met een dergelijk systeem, toch alvast goed te kijken naar de eigen toekomstige functionaliteitsbehoefte van de organisatie en de ‘upgrade’ mogelijkheden van het te selecteren gratis systeem.

 


  • 0

Wat is een Urenregistratieformulier?

Category:f.a.q.

Wat is een urenregistratieformulier?

Het urenregistratieformulier is het formulier waarop de medewerker zijn bestede uren per project kan aangeven. Meestal is een urenregistratieformulier een weekformulier. Vroeger werden dergelijke formulieren met de hand ingevuld en vervolgens door een administratie in een systeem ingevoerd.

De tegenwoordige urenregistratiesystemen bieden de mogelijkheid dat de medewerker zelf zijn uren invoert in een elektronisch urenregistratieformulier. De modernste systemen bieden de medewerker hierbij de mogelijkheid om uren te registreren door deze rechtstreeks uit de agenda te ‘slepen’, zodat overbodige (eigenlijk dubbele) administratieve werkzaamheden achterwege kunnen blijven. Naast een duidelijk merkbare efficiency levert dit in de praktijk ook een aanzienlijke vermindering van de ‘weerstand tegen uren schrijven’ op.

 

 


  • 0

Wat is Urenregistratie?

Category:f.a.q.

Wat is urenregistratie?

Urenregistratie is de vastlegging van de aan een activiteit of project bestede tijd. Doel is het kunnen verantwoorden aan de (in- of externe opdrachtgever) van de aan een project of activiteit bestede tijd. Indien het betaalde dienstverlening betreft is de urenregistratie bovendien de basis voor de facturatie.

Oorspronkelijk werden de uren geregistreerd op (papieren) urenstaten / formulieren, om vervolgens door een administratie in een systeem ingevoerd te worden.

De tegenwoordige urenregistratie on line systemen, bieden de mogelijkheden voor het uren registreren door de medewerker zelf, in een elektronische urenstaat. De modernste systemen bieden de medewerker hierbij de mogelijkheid om uren te registreren door deze rechtstreeks uit de agenda te ‘slepen’, zodat overbodige (eigenlijk dubbele) administratieve werkzaamheden achterwege kunnen blijven. Naast een duidelijk merkbare efficiency levert dit in de praktijk ook een aanzienlijke vermindering van de ‘weerstand tegen uren schrijven’ op.

Voor ZZp’ers die niet willen volstaan met een ‘excel-oplossing’, bieden een aantal leveranciers vrijwel gratis faciliteiten voor een ZZP urenregistratie / urenregistratie ZZP.

 


  • 0

Wat is een projectadministrateur?

Category:f.a.q.

Wat is een projectadministrateur?

Een projectadministrateur is verantwoordelijk voor de eenduidige vastlegging van de gegevens die nodig zijn voor:

– de projectinitiatie;
– de deelnemers aan het project:
– de tarieven:
– het budget;
– de looptijd;
en
– de factureringsafspraken.

Een modern projectadministratie systeem, zoals ez2xs, waarin de gegevens worden vastgelegd in een elektronische projectadministratie, beperkt de rol van de projectadministrateur tot het bewaken van de ‘kaders’ van het systeem (Wie is geautoriseerd voor wat? Voldoen de projectgegevens aan de te stellen eisen? etc.)

In dergelijke systemen kunnen de medewerkers ook zelf hun uren registreren. Ook het facturerings- proces wordt door een aantal systemen, waaronder ez2xs, ondersteund.


  • 0

Kan projectplanning in Excel?

Category:f.a.q.

Kan projectplanning in Excel?

Projectplanning vereist vastlegging en bewerking van veel gegevens:

– de projectinitiatie;
– de deelnemers aan het project:
– de tarieven:
– het budget;
– de gegevens van het projectplan;
– de looptijd;
en
– de factureringsafspraken.

Deze gegevens kunnen niet zonder meer in Excel worden bijgehouden. Met name projectplanning vraagt om uitgebreide functionaliteit.

Ook projectadministratie systemen, bieden hiervoor niet voldoende functionaliteit. Naast een projectplanning systeem gebruiken organisaties dan ook veelal een apart projectplanning systeem.

ez2xs ondersteunt het ‘zelf hun uren registreren’, maar ook het factureringsproces en biedt ook projectplanning functionaliteit.


  • 0

Kan projectadministratie in excel?

Category:f.a.q.

Projectadministratie in Excel?

Een projectadministratie geeft inzicht in alle gegevens die nodig zijn voor:

– de projectinitiatie;
– de deelnemers aan het project:
– de tarieven:
– het budget;
– de looptijd;
en
– de factureringsafspraken.

Deze gegevens kunnen zonder meer in Excel worden bijgehouden. Bij grotere aantallen opdrachtgevers, medewerkers en projecten stappen de meeste organisaties over naar een modern projectadministratie systeem, zoals Ez2xs, waarin de gegevens worden vastgelegd in een elektronische projectadministratie.

In dergelijke systemen kunnen de medewerkers ook zelf hun uren registreren. Ook het facturerings-proces wordt door een aantal systemen, waaronder Ez2xs, ondersteund.

Bovendien kunnen vanuit de Ez2xs projectadministratie brieven (offertes, opdrachtbevestigingen) worden aangemaakt. Hierdoor weet u zeker dat de juiste gegevens in uw correspondentie met de opdrachtgever staat en dat deze matcht met uw projectadministratie!


Zoeken op de site