Documenten eenvoudig en flexibel opbergen en weer terugvinden
Alle documentatie die wordt gebruikt bij het werken vormt het geheugen van uw organisatie. Het is van belang dat uw medewerkers deze informatie altijd kunt vinden. Uw medewerkers verliezen geen tijd met het onnodig zoeken naar belangrijke documenten en kunnen doorgaan met hun eigen werkzaamheden.
Dit zijn de kenmerken van document-management en document-beheer van ez2xs (EasyToAccess)
- Flexibiliteit: Uw documenten slaat u eenmalig op, daarna zijn zij toegankelijk via veel verschillende ingangen zoals organisatie, contactpersoon, kandidaten (voor werving & selectie), project, taak (deelprojecten) en dossiers. U kunt ten behoeve van de oplsag zelf ook nog andere labels invoeren.
- Externen: U kunt uw documenten eenvoudig delen met externen die daarvoor toestemming hebben, zodat ook zij snel op de hoogte zijn en inzicht hebben in de documenten
- Delen met een link: Documenten zijn eenvoudig te delen door een ‘download link’. Hierdoor kunnen documenten snel worden ingezien door anderen en kunnen ook grotere bestanden zonder problemen worden gedeeld
- Link Ontvangen: Het systeem laat u snel zien of een gestuurde link door de ontvanger is geopend
- Merge: U kunt uw eigen Microsoft Office sjablonen voor ‘merge’ gebruiken, zodat u uw bestaande systeem van correspondentie niet hoeft te veranderen
- Versies: Het systeem van ez2xs bevat geïntegreerd versiebeheer, zodat u er altijd zeker van bent dat u de laatste versie van een document onder ogen hebt en u, indien nodig, kunt teruggrijpen op een eerdere versie van een document
- On line / off line poort: Als u af en toe off-line wilt / moet werken kunt u met behulp van de handige ‘poort’ tussen online en off-line uw documenten later uploaden in het systeem