Kerstkaarten-catastrofe

  • 0
crm bijhouden door het secretariaat

Kerstkaarten-catastrofe

Adviesbureau De Vries

Stel je voor: Een middelgroot adviesbureau in het midden des lands. Het is 2 weken voor kerst en het is eigenlijk al te laat om de kerstkaarten naar klanten te versturen. Het moet vanmiddag gebeuren. Uitstellen kan niet meer..⿦

Het adresseren en versturen van de kerstkaarten is de schone taak van Anneke van de administratie. Zij is daar niet blij mee. Ze heeft gevraagd aan de adviseurs wie een kaart moet krijgen. Van de één krijgt ze een kladje met alleen wat namen van klanten. Van de ander de namen van relaties, maar zonder contactpersoon. Van een derde krijgt ze een Word-bestand met contacten toegestuurd met minstens twintig adressen waarvan ze weet dat die niet meer kloppen.

En dan heb je nog Jaap.  Die heeft even geen klus, maar wel een heleboel contacten waarmee hij met kerst de banden wil aanhalen. Al zijn contacten staan in een Excel-bestand, dat hij gauw naar Anneke stuurt. Daar is hij ook weer van af!

Advocatenbureau Aartsen, Smit en Verhaegen

Ondertussen⿦Een klein advocatenkantoor, zelfde stad. Alweer tijd om kerstkaarten versturen?  Catharina van de administratie glimlacht. Ze doet haar computer aan en zoekt alle namen van personen die het label ⿿kerstkaart⿝ hebben gekregen. Ze stuurt de lijst ter controle aan alle medewerkers toe. De volgende ochtend begint ze meteen met het uitprinten van de adres-labels. Na een uurtje is ze klaar. De advocaten hebben er geen omkijken naar gehad.

Flauw, zo⿿n vergelijking tussen fout  en goed ⿦

Een doorzichtige reclametruc? Hij dient gelukkig alleen ter illustratie voor twee  punten we graag op dit vlak willen maken:

  1. Een goed  CRM wordt continu bijgehouden door de administratie.
  2. Het is voor een professional van belang om een nieuw project of een nieuwe zaak in het begin van het traject goed in te (laten) voeren in het systeem.

Professionals zijn gewend om bij een dossier een kleine notitie te maken van een zaaknummer, projectnummers of het telefoonnummer. Het is op de lange termijn effectiever om deze gegevens gestructureerd in te voeren in het systeem en dit ook up-to-date te houden. Die tijd die met het bijhouden van het crm gemoeid is verdien je later dubbel en dwars terug. Bovendien worden veel fouten voorkomen, want een systeem vergist zich niet.

Om bijvoorbeeld bij het hierboven genoemde advocatenkantoor  te blijven: Bij het begin van een zaak is het voor een advocaat om samen met het secretariaat (lees: Catharina) deze zaak goed en met alle relevante gegevens te administreren. Veel zaken hebben een  lange doorlooptijd. Het is prettig als alle zaakgegevens niet steeds opnieuw opgezocht hoeven te worden in een dikke dossiermap, maar dat de gegevens bij het maken van een e-mail, brief of memo automatisch door het systeem worden toegevoegd.

Voordelen van het werken met een gestructureerd systeem

Bedrijven die werken met ez2xs hebben zo hun extra, eigen voordelen:

  • Alle contactgegevens worden (voor zover u dat wilt) over the air automatisch ook in uw telefoon beschikbaar gemaakt. Ze zijn te benaderen op een manier die ook wordt gebruikt met google: via zoekwoorden en associaties. Weet je bijvoorbeeld alleen nog dat je klant Wilbert heette en was zijn bedrijf gevestigd in Den Bosch? Zoek op deze twee termen in het systeem en alle ingevoerde Wilberts uit Den Bosch verschijnen op je scherm. Tenminste, als je ze had ingevoerd⿦.
  • Als je als werving en selectiebureau gebruik maakt van de bedrijfssoftware van ez2xs, dan kunnen alle contacten ook gekoppeld worden aan de LinkedIn-gegevens. Op deze manier kun je snel de achtergronden van je nieuwe contact te weten komen
  • In het systeem van ez2xs worden gegevens van eerdere werkgevers niet overschreven met de meest recente gegevens De oude gegevens worden ook bewaard. Ze blijven nog steeds gekoppeld aan oude projectgegevens, documenten, e-mail berichten etc. Zo blijft iemand gemakkelijk vindbaar in het systeem.
  • Het wordt simpel om een aquisitie-planning bij te houden. Je kunt het in het systeem van ez2xs snel vinden met wie je wanneer gebeld hebt. Je kunt daarna bijvoorbeeld een lijst maken van de contacten met wie je langer dan een half jaar geen contact hebt gehad en deze personen gaan bellen. Handig voor Jaap, voor het vinden van een klus⿦.

Als iedereen eenmaal gewend is aan het feit dat het secretariaat het crm bijhoudt en de professionals aan het begin van een project of zaak alle gegevens invoeren in de computer dan kan dat veel voordelen hebben.

  • Ergerlijke fouten worden voorkomen: het kan bijvoorbeeld niet meer voorkomen dat de gegevens op uw offerte of facturen niet meer kloppen, er verkeerd wordt gefactureerd en er als gevolg daarvan te laat wordt betaald.
  • Het crm wordt veel meer dan een adressenbak; er kunnen veel gegevens aan elkaar worden gekoppeld. Die gegevens zijn later allemaal weer terug te vinden.

Even wennen⿦.

Op papier lijkt het verhaal van het goed bijhouden en invoeren van persoons- en andere gegevens alleen maar voordelen te hebben. We zien dat organisaties die het systeem gebruiken aan de nieuwe manier van werken. Zijn ze er eenmaal aan gewend, dan vertalen de voordelen zich al snel terug in een tijdsbesparing en kwaliteitsverbetering.

Is de invoering eenmaal geregeld, dan heeft tot lange tijd erna alleen maar voordelen. Niet in de laatste plaats voor alle Anneke⿿s van de administratie. Zij weten zeker dat ze volgend jaar niet weer in een kerstkaarten-catastrofe zullen belanden.

 


Leave a Reply