Blog

  • 0
Wat doe je als je in de file staat en je hebt een telefoonnummer nodig uit de adressenlijst van je collega?

Over mobiele telefoons in tijden van snelweg-paniek

Category:Blog Tags : 

Wat te doen als Jaap er niet is

Onderweg naar een klant, eerste afspraak.
Eigenlijk een lead van collega Jaap, maar jij bent de expert en hij ging weg dus jij mocht gaan.
Zoevend op de snelweg, maar dan⿦
File.

Stilstaan.
Moment van paniek: ik kom te laat!
Dan bezinning.
Ik bel op dat ik later kom.
Mobiel pakken, zoeken, zoeken, zoeken⿦
Niets.

Kantoor bellen.

⿿Ik zoek het nummer van Kees. Achternaam weet ik even niet.
Maar zijn bedrijf ligt aan de rand van Gouda, daar rijd ik nu naar toe.
Hij werkte eerst bij Christiaan, maar hij is nu voor zichzelf begonnen.⿝
⿿⿦⿦⿝
⿿Wat? Nee, zijn achternaam weet ik echt niet. Kun je het niet voor me vinden op google of zo?⿝
⿿⿦..⿝
⿿Ja, ik weet het. Ik heb zijn naam ergens op een briefje staan , maar⿦⿝
⿿⿦.⿝
⿿Ik weet echt niet meer waar ik dat gelaten heb. Het is ook niet mijn klant, maar die van Jaap. Kijk dan even in zijn adressenlijst⿝
⿿⿦..⿝.
⿿Ik weet dat Jaap er niet is. Kun je echt niet bij zijn contacten?⿝
⿿⿦..⿝
⿿Nee, nee, het is mijn fout. Laat maar zitten. Bedankt voor het zoeken⿦..⿝

⿿Zucht⿝.

Als een slak langs de snelweg.
Traag, langzame centimeters kruipen.
Te laat, veel te laat.

Opgeschrikt door het geluid van je telefoon.
Het is Kees. Gelukkig.

Hij had de verkeersberichten gehoord en bedacht dat jij wel in die lange file zou staan.
Nee, het is niet erg dat je later komt.
En hij heet trouwens Van Dam van zijn achternaam.
Tja⿦. dat was ook zo.

Als je bij hem bent zal hij je zijn nieuwe systeem laten zien, zegt hij.
Zo handig, je bent nooit meer iets kwijt.
En je kunt er onderweg ook iemands telefoonnummer mee vinden als het een lead van je collega is en je de achternaam even niet meer weet.
Dat lijkt jou een goed idee.
Hij maakt je nieuwsgierig.

De file lost op. Gelukkig.

Optrekken, gas geven, tempo maken.

Op naar Kees.
Kees van Dam, uit Gouda.


  • 0
crm bijhouden door het secretariaat

Kerstkaarten-catastrofe

Category:Blog

Adviesbureau De Vries

Stel je voor: Een middelgroot adviesbureau in het midden des lands. Het is 2 weken voor kerst en het is eigenlijk al te laat om de kerstkaarten naar klanten te versturen. Het moet vanmiddag gebeuren. Uitstellen kan niet meer..⿦

Het adresseren en versturen van de kerstkaarten is de schone taak van Anneke van de administratie. Zij is daar niet blij mee. Ze heeft gevraagd aan de adviseurs wie een kaart moet krijgen. Van de één krijgt ze een kladje met alleen wat namen van klanten. Van de ander de namen van relaties, maar zonder contactpersoon. Van een derde krijgt ze een Word-bestand met contacten toegestuurd met minstens twintig adressen waarvan ze weet dat die niet meer kloppen.

En dan heb je nog Jaap.  Die heeft even geen klus, maar wel een heleboel contacten waarmee hij met kerst de banden wil aanhalen. Al zijn contacten staan in een Excel-bestand, dat hij gauw naar Anneke stuurt. Daar is hij ook weer van af!

Advocatenbureau Aartsen, Smit en Verhaegen

Ondertussen⿦Een klein advocatenkantoor, zelfde stad. Alweer tijd om kerstkaarten versturen?  Catharina van de administratie glimlacht. Ze doet haar computer aan en zoekt alle namen van personen die het label ⿿kerstkaart⿝ hebben gekregen. Ze stuurt de lijst ter controle aan alle medewerkers toe. De volgende ochtend begint ze meteen met het uitprinten van de adres-labels. Na een uurtje is ze klaar. De advocaten hebben er geen omkijken naar gehad.

Flauw, zo⿿n vergelijking tussen fout  en goed ⿦

Een doorzichtige reclametruc? Hij dient gelukkig alleen ter illustratie voor twee  punten we graag op dit vlak willen maken:

  1. Een goed  CRM wordt continu bijgehouden door de administratie.
  2. Het is voor een professional van belang om een nieuw project of een nieuwe zaak in het begin van het traject goed in te (laten) voeren in het systeem.

Professionals zijn gewend om bij een dossier een kleine notitie te maken van een zaaknummer, projectnummers of het telefoonnummer. Het is op de lange termijn effectiever om deze gegevens gestructureerd in te voeren in het systeem en dit ook up-to-date te houden. Die tijd die met het bijhouden van het crm gemoeid is verdien je later dubbel en dwars terug. Bovendien worden veel fouten voorkomen, want een systeem vergist zich niet.

Om bijvoorbeeld bij het hierboven genoemde advocatenkantoor  te blijven: Bij het begin van een zaak is het voor een advocaat om samen met het secretariaat (lees: Catharina) deze zaak goed en met alle relevante gegevens te administreren. Veel zaken hebben een  lange doorlooptijd. Het is prettig als alle zaakgegevens niet steeds opnieuw opgezocht hoeven te worden in een dikke dossiermap, maar dat de gegevens bij het maken van een e-mail, brief of memo automatisch door het systeem worden toegevoegd.

Voordelen van het werken met een gestructureerd systeem

Bedrijven die werken met ez2xs hebben zo hun extra, eigen voordelen:

  • Alle contactgegevens worden (voor zover u dat wilt) over the air automatisch ook in uw telefoon beschikbaar gemaakt. Ze zijn te benaderen op een manier die ook wordt gebruikt met google: via zoekwoorden en associaties. Weet je bijvoorbeeld alleen nog dat je klant Wilbert heette en was zijn bedrijf gevestigd in Den Bosch? Zoek op deze twee termen in het systeem en alle ingevoerde Wilberts uit Den Bosch verschijnen op je scherm. Tenminste, als je ze had ingevoerd⿦.
  • Als je als werving en selectiebureau gebruik maakt van de bedrijfssoftware van ez2xs, dan kunnen alle contacten ook gekoppeld worden aan de LinkedIn-gegevens. Op deze manier kun je snel de achtergronden van je nieuwe contact te weten komen
  • In het systeem van ez2xs worden gegevens van eerdere werkgevers niet overschreven met de meest recente gegevens De oude gegevens worden ook bewaard. Ze blijven nog steeds gekoppeld aan oude projectgegevens, documenten, e-mail berichten etc. Zo blijft iemand gemakkelijk vindbaar in het systeem.
  • Het wordt simpel om een aquisitie-planning bij te houden. Je kunt het in het systeem van ez2xs snel vinden met wie je wanneer gebeld hebt. Je kunt daarna bijvoorbeeld een lijst maken van de contacten met wie je langer dan een half jaar geen contact hebt gehad en deze personen gaan bellen. Handig voor Jaap, voor het vinden van een klus⿦.

Als iedereen eenmaal gewend is aan het feit dat het secretariaat het crm bijhoudt en de professionals aan het begin van een project of zaak alle gegevens invoeren in de computer dan kan dat veel voordelen hebben.

  • Ergerlijke fouten worden voorkomen: het kan bijvoorbeeld niet meer voorkomen dat de gegevens op uw offerte of facturen niet meer kloppen, er verkeerd wordt gefactureerd en er als gevolg daarvan te laat wordt betaald.
  • Het crm wordt veel meer dan een adressenbak; er kunnen veel gegevens aan elkaar worden gekoppeld. Die gegevens zijn later allemaal weer terug te vinden.

Even wennen⿦.

Op papier lijkt het verhaal van het goed bijhouden en invoeren van persoons- en andere gegevens alleen maar voordelen te hebben. We zien dat organisaties die het systeem gebruiken aan de nieuwe manier van werken. Zijn ze er eenmaal aan gewend, dan vertalen de voordelen zich al snel terug in een tijdsbesparing en kwaliteitsverbetering.

Is de invoering eenmaal geregeld, dan heeft tot lange tijd erna alleen maar voordelen. Niet in de laatste plaats voor alle Anneke⿿s van de administratie. Zij weten zeker dat ze volgend jaar niet weer in een kerstkaarten-catastrofe zullen belanden.

 


  • 0

Garantie voor een mislukt project?

Category:Blog

Ontevreden klanten

We hebben het er liever niet over: over hoe dingen mis kunnen gaan in je organisatie. Over ontevreden klanten en over het afleveren van werk waarvan je wist dat het absoluut beter had gekund maar waar je wel een flinke rekening voor stuurt. Vaak is er geen eenduidige oorzaak aan te wijzen. Ligt het aan de inhoudelijke kwaliteit van jou als professional? Of komt  het eerder neer op een combinatie van slechte planning, verkeerde communicatie, missende informatie, gebrek aan tijd⿦. Wat resteert is een vaag gevoel van ontevredenheid over jouzelf en over het feit dat je het vertrouwen van een client geschonden hebt. En toch, het overkomt ons allemaal wel eens. Net iets te vaak, misschien⿦

 

 Er moet iets veranderen, maar wat?

⿦. dat is de conclusie die getrokken wordt in een vergadering van het management-team of op een dag met alle collega⿿s op de hei. We willen goed werk afleveren, tevreden zijn, voldoening uit ons werk halen, tevreden klanten. We gaan er alles aan doen: we gaan samenwerken, elkaar op de hoogte stellen, projecten goed plannen en sturen, ons budget bewaken. Bestaat er geen software om ons te ondersteunen? Ja, die zal er vast wel zijn. Gelukkig. Wie heeft er tijd om dit even uit te zoeken?

Kijken naar elkaar, of juist weg. Stilte, geschuifel, geblader met papier. Ik heb het te druk met het werk, met de klanten, met declarabele uren. Goed idee, die software, maar ik heb nu net geen tijd om goed uit te zoeken met wie of wat we in zee gaan. Neem Jaap als projectleider, die heeft momenteel even geen klus. Ja, laat Jaap het maar doen. En zo geschiedt.

 

Jaap baalt⿦

⿦ maar hij gaat aan de slag. En met hem vele  Japen in andere bedrijven. Onderzoek op Internet, vragen aan collega⿿s, bekijken wat er allemaal op de markt is en hoe duur het is. Dat is prima, ware het niet dat Jaap alles bekijkt door zijn eigen bril. Hij weet hoe hij het beste  en het fijnste werkt. Hij is een team-player die graag informatie deelt. Onbewust zoekt hij een systeem uit dat hem persoonlijk aanspreekt. Jaap beveelt zijn keuze aan bij het management, er wordt een bedrijf benaderd en de het implementatie-project begint. Maar dan begint de ellende pas goed⿦.

 

Autonoom delen, bestaat dat?

Veranderen gaat niet zo maar. Dat is fijn voor de vele veranderaars die er professioneel hun geld mee verdienen, maar niet voor Jaap en zijn bedrijf. Bij veranderingen zijn er vaak onderliggende krachten aan het werk die de verandering tegen houden, zelfs als het gaat om de implementatie van bedrijfssoftware waarbij meer gedeeld moet gaan worden dan voorheen.

Hier loop je  aan tegen de met de factor van autonomie. Professionals zijn graag autonoom. Ze zijn er op gebrand om zo goed mogelijk hun werk te doen. Als zij succesvol zijn door veel tevreden klanten, zijn zij daar trots op. Ze hebben het zelf bereikt, door precies te doen wat ze hebben gedaan. Zij varen wel bij autonomie.

Maar het implementeren en gebruiken van een systeem waarbij iedereen toegang heeft tot elkaars gegevens, de planning en de agenda, alle contacten⿦. Dat voelt alles behalve autonoom. Het voelt alsof alles wat je  doet wordt gekwantificeerd, omgezet in kale cijfers, budgetten, uren, omzet, winst⿦.

 

Maar wat dan?

Het is jammer als de aanschaf van een innovatief software-systeem slecht afloopt. En pech voor Jaap! Wat had hij anders moeten doen om dit te voorkomen?

Hij had allereerst de vraag aan zijn managers terug kunnen spelen: Hoe zien jullie onze organisatie in deze digitale tijd? Wat is jullie visie op het functioneren van professionals in een tijdperk waarin alles open is, alles met iedereen verbonden is en de hele wereld te bereiken is met 1 muisklik? Hoe gaan we er met elkaar voor zorgen dat jullie visie hierop ook in ons bedrijf is terug te zien? Hoe kunnen onze professionals werken binnen deze visie, zonder hun gevoel van autonomie te verliezen?

Pas als deze zaken helder zijn gecommunieerd door het management en de lijnen uitgezet, kan er gezocht worden naar een informatie-uitwisselingssysteem dat daar bij past. Als Jaap het antwoord op deze vragen had geweten, had hij met andere ogen naar zijn taak als projectleider gekeken en had hij misschien andere keuzes gemaakt.

 

In ons werk ⿦

⿦bij ez2xs zijn wij al vele Japen tegen gekomen. In gesprekken met ons krijgen deze Japen langzamerhand in de gaten wat er speelt en wat er nodig is om dit project tot een succesvol einde te brengen. De visie- vraag die vaak lang na het besluit tot aanschaf van ons systeem boven komt drijven wordt  tijdens de implementatie van onze software vaak nog weer teruggekoppeld aan en teruggelegd bij het management. Dit kost extra tijd, maar met helderheid over de visie kan Jaap beter functioneren en opereren als projectleider. Werkend vanuit het snijvlak van autonomie van medewerkers en management-visie creëert hij draagvlak bij alle partijen en draagt bij aan het klaarmaken van de organisatie voor de toekomst.

 

Is het nu echt zo belangrijk ..

⿦ om als bedrijf een visie te hebben over het samen werken en delen van professionals?

Ja, wat ons betreft wel. Wij zijn van mening dat de transformatie van organisaties met individueel werkende professionals naar professionele netwerkorganisaties onontkoombaar is.

Daar is een boel over te zeggen. We vertellen u daar de volgende keer graag meer over.

En tenslotte⿦ nog een tip: zoek een goede Jaap uit. Geef hem visie en terugkoppeling, anders kan  hij geen goede projectleider zijn. En een slechte projectleider, dat is een garantie voor een mislukt project.

 


  • 0

Het Nieuwe Werken?

Category:f.a.q.

Het nieuwe werken wordt gezien als: het ‘onafhankelijk van plaats en tijd kunnen werken’ met een zodanige (technische) ondersteuning, dat de beschikbaarheid van de voor het werken benodigde informatie en functionaliteit, 24 uur per dag is gegarandeerd. Ook worden het gemeenschappelijk kunnen benaderen van informatie (document management!) en de beschikbaarheid van functionaliteit vanuit verschillende platforms (Apple, Microsoft, pc, laptop, netbook, tablet en / of smartphone) gezien als essentieel voor het nieuwe werken.

Voor de beschikbaarheid van de benodigde informatie en functionaliteit, is de toegankelijkheid van informatiesystemen zeer belangrijk. Meer en meer systemen zijn tegenwoordig toegankelijk via het Internet in de vorm van cloud toepassingen, waarbij de gebruiker niet meer nodig heeft dan een PC, laptop, netbook, tablet of smartphone en toegang tot het Internet.

NB in een bredere definitie worden ook de ‘culturele’ aspecten van de ‘organisatie van het nieuwe werken’ meegenomen, waarin begrippen als ‘professionele autonomie’, ‘werken zonder hiërarchie’ en ‘samenwerken in een sfeer van onderling vertrouwen’, centraal staan.

 


  • 0

Tijdschrijven?

Category:f.a.q.

Tijdschrijven wordt in het algemeen gebruikt als synoniem voor ‘het registreren van de, aan activiteiten of projecten bestede, uren’.

Tijdschrijven wordt in het algemeen door de medewerkers (i.h.a. ‘professionals’), ervaren als ‘vervelend’ en administratief werk. Het is daarom van groot belang dat de medewerker kan beschikken over een efficiënt hulpmiddel voor tijd schrijven (b.v. door het ‘slepen van de uren uit de agenda’ mogelijk te maken).

Ook de faciliteiten voor medewerkers om zelf relevante rapporten uit te draaien is van groot belang om medewerkers te motiveren om goed hun uren te schrijven (b.v. rapporten over uren, omzet, productiviteit, planning en vakantiedagen).

 

Door op een juiste wijze tijd te schrijven en door het tijdschrijven te stimuleren wordt beter inzicht verkregen in het werkproces. Bovendien wordt met zorgvuldig tijdschrijven een betere facturatie gerealiseerd.

 

 


  • 0

Tijdregistratie

Category:f.a.q.

Tijdregistratie

Tijdregistratie is de registratie van aanwezigheid. Het wordt ook wel ⿿in- en uitklokken⿿ genoemd. Als u bijvoorbeeld om 9 uur op uw werk moet zijn, dan wordt er geregistreerd wanneer u binnen bent en wanneer u het pand weer verlaat. Zo weet uw baas precies of u wel het aantal uren maakt dat bijvoorbeeld op het contract staat.

Dergelijke tijdregistratiesystemen worden vaak toegepast in combinatie met een toegangscontrole. Dit kan middels een hekje, een poortje of bijvoorbeeld een speciale pas die u dient te scannen. Tegenwoordig gebeurt dit ook vaak met een online registratiesysteem. Dan wordt er op de computer geregistreerd wanneer u begint te werken aan een bepaalde activiteit.

Het verschil tussen tijdregistratie en urenregistratie, is dat tijdregistratiesystemen geen informatie geven over de activiteiten die tijdens de aanwezigheid op kantoor worden verricht. Urenregistratie is dus uitgebreider, want dan wordt het aantal uur en de activiteiten die u verricht geregistreerd

 


  • 0

Gratis Tijdschrijfsystemen?

Category:f.a.q.

Gratis tijdschrijfsystemen.

Op de markt verschijnen steeds meer gratis tijdschrijfsystemen. Het gaat hier echt om urenregistratiesystemen en niet om ‘aanwezigheidsregistratie- toegangscontrolesystemen’.

Meestal kennen de gratis tijdschrijfsystemen echter een beperkte functionaliteit, hetgeen vaak tot uiting komt in de beperkte rapportagemogelijkheden. Bovendien zijn de meeste gratis tijdschrijfsystemen ‘gelimiteerd’ tot een beperkt aantal gebruikers.Vaak zijn dit op zich prima systemen om ervaring mee op te doen.

Uiteraard is het de bedoeling van de leveranciers, om de organisaties die starten o.b.v. een dergelijk gratis tijdschrijfsysteem, te ‘verleiden’ tot de aanschaf of tot een (niet gratis) abonnement op een systeem met uitgebreidere functionaliteit. Het verdient dan ook aanbeveling om de bij keuze voor de start met een dergelijk systeem, toch alvast goed te kijken naar de eigen toekomstige functionaliteitsbehoefte van de organisatie en de ‘upgrade’ mogelijkheden van het te selecteren gratis systeem.

 


  • 0

Kan Tijdschrijven in Excel?

Category:f.a.q.

Kan tijdschrijven ook in Excel?

Veel organisaties maken een start met tijdregistratie m.b.v. een al of niet zelf ontwikkeld excel uren sheet o.b.v. een Excel sjabloon voor tijdschrijven. Voor kleine organisaties voldoet het tijdschrijven in Excel vaak prima. Zeker als het een gaat om het verkrijgen van globaal inzicht in de urenbesteding, door eenmalig of gedurende enkele perioden per jaar uren te schrijven.

Excel tijdregistratie kent echter ook zijn beperkingen, omdat het registreren van uren per persoon en per project nog geen inzicht geeft in het type werkzaamheden (meestal aangeduid als activiteiten- of uursoorten).

Indien de uren de basis vormen voor facturatie, kan met een tijd registratie Excel template, ook de berekening van de facturen op eenvoudige wijze worden gemaakt. Het maken van de facturen moet dan alsnog in b.v. Word gebeuren.

Tijdregistratie in Excel is dus zeker het overwegen waard als start voor kleinere organisaties. Bovendien kan de organisatie zo op eenvoudige wijze ervaring opdoen met urenregistratie, -verantwoording en facturatie.

 


  • 0

Zijn er gratis Urenregistratie systemen?

Category:f.a.q.

Gratis urenregistratiesysteem?

Op de markt verschijnt steeds meer gratis urenregistratie software. Het gaat hier echt om urenregistratiesystemen en niet om ‘aanwezigheidsregistratie- toegangscontrolesystemen’.

Meestal kent een gratis urenregistratiesysteem echter een beperkte functionaliteit, hetgeen vaak tot uiting komt in de beperkte rapportagemogelijkheden en weinig mogelijkheden om projectgegevens vast te leggen. Bovendien zijn de software oplossingen waarin urenregistratie gratis wordt aangeboden, ‘gelimiteerd’ tot een beperkt aantal gebruikers. Vaak wordt een op zich prima online urenregistratie aangeboden, die zeer geschikt is om ervaring op te doen en de echte functionaliteitsbehoefte te verhelderen.

Uiteraard is het de bedoeling van de leveranciers om de organisaties die starten o.b.v. een dergelijk gratis systeem, te ‘verleiden’ tot de aanschaf of tot een (niet gratis) abonnement op een systeem met uitgebreidere functionaliteit. Het verdient dan ook aanbeveling om bij de keuze voor een start met een dergelijk systeem, toch alvast goed te kijken naar de eigen toekomstige functionaliteitsbehoefte van de organisatie en de ‘upgrade’ mogelijkheden van het te selecteren gratis systeem.

 


  • 0

Wat is een Urenregistratieformulier?

Category:f.a.q.

Wat is een urenregistratieformulier?

Het urenregistratieformulier is het formulier waarop de medewerker zijn bestede uren per project kan aangeven. Meestal is een urenregistratieformulier een weekformulier. Vroeger werden dergelijke formulieren met de hand ingevuld en vervolgens door een administratie in een systeem ingevoerd.

De tegenwoordige urenregistratiesystemen bieden de mogelijkheid dat de medewerker zelf zijn uren invoert in een elektronisch urenregistratieformulier. De modernste systemen bieden de medewerker hierbij de mogelijkheid om uren te registreren door deze rechtstreeks uit de agenda te ‘slepen’, zodat overbodige (eigenlijk dubbele) administratieve werkzaamheden achterwege kunnen blijven. Naast een duidelijk merkbare efficiency levert dit in de praktijk ook een aanzienlijke vermindering van de ‘weerstand tegen uren schrijven’ op.

 

 


Zoeken op de site