Blog

  • 0

Wat is een Tijdregistratiesysteem?

Wat is een tijdregistratiesysteem?

De eerste tijdregistratiesystemen waren bedoeld om de door de medewerkers ingevulde urenstaten ‘in te voeren’ door administratief personeel. Het tijdregistratiesysteem maakte vervolgens rapportage (per te kiezen tijdvak) mogelijk, naar een aantal invalshoeken, zoals: per medewerker, per project, totaal per opdrachtgever.

De moderne tijdregistratie software maakt zowel invoer, als rapportage door de medewerker zelf mogelijk.

Dergelijke tijdsregistratiesystemen worden meer en meer ‘als abonnement’ aan afnemers ter beschikking gesteld, alhoewel nog veel organisaties werken met een aangekocht tijdregistratie systeem dat ‘draait’ op de eigen computersystemen.

De meest recente tijdregistratie systemen maken gebruik van ‘cloud toepassingen’, waardoor eigen computersystemen geheel overbodig worden en het plaats en tijd onafhankelijk werken wordt gefaciliteerd, zoals tegenwoordig ook wel wordt aangeduid met het begrip ‘het nieuwe werken’.

 


  • 0

Wat is een Urenstaat?

Wat is een urenstaat?

De urenstaat is het formulier waarop de medewerker zijn bestede uren per project kan aangeven. Meestal is een urenstaat een weekformulier. Vroeger werden dergelijke formulieren met de hand ingevuld en vervolgens door een administratie in een systeem ingevoerd.

Veel kleinere organisaties en ZZP’ers hanteren nog een urenstaat in excel, of excel urenstaat, maar door de beperkte mogelijkheden en de wens om urenregistratie te koppelen aan facturatie gaan organisaties meestal na enge tijd over op een professioneel urenregistratie systeem met meer faciliteiten.

De tegenwoordige urenregistratie systemen bieden de mogelijkheid dat de medewerker zelf zijn uren invoert in een elektronische urenstaat. De modernste systemen bieden de medewerker hierbij de mogelijkheid om uren te registreren door deze rechtstreeks uit de agenda te ‘slepen’, zodat overbodige (eigenlijk dubbele) administratieve werkzaamheden achterwege kunnen blijven. Naast een duidelijk merkbare efficiency levert dit in de praktijk ook een aanzienlijke vermindering van de ‘weerstand tegen uren schrijven’ op

 


  • 0

Urenadministratie?

Urenadministratie

Urenadministratie is hetzelfde als urenregistratie. Veel bedrijven gebruiken het woord urenadministratie nog steeds. Oorspronkelijk werden de uren namelijk geregistreerd op papier en formulieren, waarna ze door een administratief medewerker in een systeem werden ingevoerd. Uiteindelijk doel van een dergelijke administratie is (meestal) het opstellen van facturen voor de cliënt voor wie de werkzaamheden zijn uitgevoerd.

Een aantal jaar geleden werd het registreren van de uren van werknemers nog voornamelijk nog uitgevoerd door administratief medewerkers. Zij hielden, aan de hand van door medewerkers ingevulde lijsten, bij hoeveel tijd er aan een activiteit of project werd besteed. Tegenwoordig is deze taak echter overbodig, omdat de uren worden geregistreerd in online systemen door de medewerker zelf. Ez2xs biedt zelfs de mogelijkheid om de uren rechtstreeks te uit de agenda te ‘slepen’. Hierdoor worden de administratieve taken voor de medewerkers nog verder vereenvoudigd.

Er is dus geen verschil in de betekenis van de woorden urenadministratie en urenregistratie. Het enige verschil is dat het tegenwoordig urenregistratie wordt genoemd, omdat er bijna geen administratief werk meer aan te pas komt.

 


  • 0

Wat is Urenverantwoording?

Wat is urenverantwoording?

Urenverantwoording betekent in feite het afleggen van verantwoording over de (aan een project of activiteit) bestede tijd. Zeker indien de bestede tijd gefactureerd wordt kan de (in- of externe) opdrachtgever vragen om een urenverantwoording.

In principe kan een urenverantwoording (bv Excel) volstaan. Een goede urenverantwoording moet uitsluitsel geven over de vraag hoeveel tijd, door welke medewerker(s) aan welk project of aan welke activiteit is besteed. In de praktijk wenst de opdrachtgever vaak ook nader inzicht in het type werkzaamheden dat is verricht voor het project of voor de activiteit.

Dit betekent dat niet alleen de uren die aan een project zijn besteed moeten worden geregistreerd, maar dat ook de soorten van werkzaamheden gespecificeerd moeten kunnen worden (m.b.v. uusoorten). Hierbij is het van belang om te onderkennen dat verschillende soorten activiteiten en projecten, dikwijls verschillende soorten van werkzaamheden met zich meebrengen (b.v. intake, bestudering materiaal, interview, rapporteren, projectleiding, overleg etc.).

Dit brengt vele organisaties er toe om na verloop van tijd toch van Excel over te stappen op een compleet urenverantwoordingssysteem, gekoppeld aan de facturatie.

 


  • 0

Een voorbeeld van urenregistratie

Een voorbeeld van urenregistratie

Een eenvoudig voorbeeld van urenregistratie is een rekenblad in Excel. Zo’n Excel sheet bevat kolommen per maand, waarin per medewerker wordt aangegeven hoeveel uur deze in de betreffende maand heeft gemaakt. Het is eenvoudig en overzichtelijk om hierbinnen een onderverdeling naar activiteiten of projecten aan te brengen.

Bovenstaand voorbeeld is een erg simpele uitvoering van urenregistratie, zoals deze vooral een aantal jaar geleden veel werd gebruikt. Nu zijn er echter veel meer mogelijkheden. Een voorbeeld van een professionele urenregistratie, is software, gebouwd o.b.v. een database. Hierin worden de uren ingevoerd middels elektronische urenformulieren. In deze formulieren kan worden aangegeven op welke activiteit of op welk project de uren van de betreffende medewerker moeten worden geboekt.

Als een bepaald project betaalde dienstverlening betreft, kan de urenregistratie de basis voor de facturatie vormen. Hiervoor zijn diverse typen rapporten mogelijk.

De tegenwoordige online urenregistratiesystemen bieden de mogelijkheid om de uren te registreren door deze rechtstreeks uit de agenda te slepen. Hierdoor blijven overbodige en dubbele administratieve werkzaamheden achterwege

 


  • 0

Urenregistratie in Microsoft Access?

Urenregistratie in Microsoft Access

Ja, urenregistratie is ook mogelijk met Microsoft Access. Een aantal urenregistratiesystemen is gebaseerd op het gebruik van Access software. Urenregistratiesystemen kunnen dus ook worden gemaakt in Microsoft Access.

Urenregistratie met Microsoft Access is voornamelijk bedoeld om de door medewerkers ingevulde urenstaten in te voeren door administratief personeel. Het urenregistratie programma maakt vervolgens een rapportage mogelijk naar een aantal invalshoeken zoals per medewerker en per project.

De moderne online systemen maken geen gebruik meer van Microsoft Access. Bij de urenregistratiesystemen van tegenwoordig zijn er geen eigen computersystemen met software pakket meer nodig. Met een modern urenregistratie programma kunt u zelfs thuis of onderweg uw uren invoeren en een rapportage door de medewerker zelf is ook mogelijk.

 


  • 0

Is Urenregistratie altijd gekoppeld aan Facturatie?

Is urenregistratie altijd gekoppeld aan facturatie?

Urenregistratie en facturatie zijn in principe twee afzonderlijke deelprocessen die niet gekoppeld behoeven te zijn. In de praktijk is het voor organisaties die hun dienstverlening factureren o.b.v. bestede uren wel erg handig om beide wel te koppelen.

Veel informatie die nodig is voor de ‘elektronische projectkaart’ t.b.v. de urenregistratie is immers ook nodig voor de facturatie. Het hanteren van gescheiden systemen voor urenregistratie en facturatie leidt dan ook onvermijdelijk tot dubbel werk en extra kans op fouten! Daarom hebben de ez2xs pakketten een geïntegreerde projectadministratie.

Urenregistratie facturatie is dus een belangrijke koppeling die veel voordelen biedt!

 

 


  • 0

Kan Urenregistratie in excel?

Urenregistratie in Excel?

Veel organisaties maken een start met urenregistratie m.b.v. een al of niet zelf ontwikkeld Excel uren sheet o.b.v. een excel sjabloon voor urenregistratie. Voor kleine organisaties voldoet urenregistratie in Excel vaak prima. Zeker als het een gaat om het verkrijgen van globaal inzicht in de urenbesteding, door eenmalig of gedurende enkele perioden per jaar uren te schrijven is een Excel urenregistratie een prima vertrekpunt.

Excel urenregistratie kent echter ook zijn beperkingen, b.v. omdat het registreren van uren per persoon en per project nog geen inzicht geeft in het type werkzaamheden (meestal aangeduid als activiteiten- of uursoorten).

Indien de uren de basis vormen voor facturatie, kan met een uren registratie Excel template, ook de berekening van de facturen op eenvoudige wijze worden gemaakt. Het maken van de facturen moet dan alsnog in b.v. Word gebeuren.

Urenregistratie in Excel is dus zeker het overwegen waard als start voor kleinere organisaties. Bovendien kan de organisatie zo op eenvoudige wijze ervaring opdoen met urenregistratie, -verantwoording en facturatie.

NB zie ook uren- en tijdregistratie gratis!


  • 0

Wat is Urenregistratiesoftware?

Wat is urenregistratiesoftware?

De eerste urenregistratiesoftware was bedoeld om de door de medewerkers ingevulde urenstaten ‘in te voeren’ door administratief personeel. Het urenregistratie programma maakte vervolgens rapportage (per te kiezen tijdvak) mogelijk, naar een aantal invalshoeken, zoals: per medewerker, per project, totaal per opdrachtgever.

Een moderne urenregistratieprogramma maakt zowel invoer, als rapportage door de medewerker zelf mogelijk.

Dergelijke urenregistratiesoftware wordt meer en meer ‘als abonnement’ aan afnemers ter beschikking gesteld, alhoewel nog veel organisaties werken met een aangekocht softwarepakket dat ‘draait’ op de eigen computersystemen.

De meest recente urenregistratiesoftware maakt gebruik van ‘cloud toepassingen’, waardoor eigen computersystemen geheel overbodig worden en het plaats en tijd onafhankelijk werken wordt gefaciliteerd, zoals tegenwoordig ook wel wordt aangeduid met het begrip ‘het nieuwe werken’.

 

 


  • 0
Waarom ik het je afraad om op een secretariaat van een werving en selectiebureau te gaan werken

Waarom ik het je afraad om op een secretariaat van een recruitment bureau te gaan werken

Tags : 

Hallo! Mijn naam is Marijke Bakker.
Ik werk nu drie jaar op het secretariaat van een werving en selectiebureau en ik ben goed in mijn werk.

Maar vorige maand dacht ik ineens:
Ik baal ervan.
Mischien stop ik wel met dit werk.

Voordat je daar nu een oordeel op loslaat: geef me de kans om het even uit te leggen.

Ik begin bij het positieve⿦..
Ik heb een leuke werkgever. De club bestaat uit vijf enthousiaste recruiters die drie jaar geleden besloten samen bureau voor recruitment te beginnen. Ik werd aangenomen als hoofd van het secretariaat.
De branche van werving en selectie is leuk om in te werken. Als je goed bent in je werk, kun je regelen dat de juiste mensen op de juiste plek terecht komen en dat is mooi.

Een paar maanden nadat ik begonnen was sloop het er langzaam in.
Het gevoel van: ik doe het niet goed.
Ik loop met mijn werk achter de feiten aan, ik krijg niet af wat ik af moet hebben, er komen klachten over het secretariaat.

Een vervelende situatie⿦
⿦Maar ik ben niet zo iemand die dan bij de pakken neer gaat zitten. Ik bedenk gewoon hoe het zo is gekomen en hoe het dan anders kan.

En toen kwam ik er achter: het komt door al dat bellen.

Natuurlijk, bij een bedrijf dat met en voor mensen werkt zit je ook met ze aan de telefoon.
Maar dat is het nou juist. Mensen melden zich aan door op een website een formulier in te vullen of worden benaderd door onze recruiters. Daarna worden ze systematisch in een aantal stappen getoetst en beoordeeld of ze geschikt zijn voor een vacature. Dat soort dingen hoort allemaal bij het werk van de recruiters. Wij van het secretariaat checken of ze niets zijn vergeten en we doen het verdere regel-werk.
Tenminste, dat is de bedoeling.
In het echt hebben we daar vaak niet echt tijd voor en dan maken we fouten.

Dat komt eigenlijk doordat⿦
⿦de recruiters op weg zijn en ons onderweg bellen vanuit de auto, waar ze bezig zijn om hun zaken te regelen. Ze willen bellen met kandidaten in eindrondes van het selectieproces. Ze vragen ons dus continue om de nummers op te zoeken, de personen te bellen en dan door te verbinden.
Dat klinkt niet als een zware taak. Dat is het ook niet, maar het kost ons wel veel tijd en haalt ons continue uit ons werk. Want stel je voor: een recruiter heeft vier projecten onder zijn hoede, met vier kandidaten in de eindronde. Dan moet je dus 16 mensen bellen. Voor mijn gevoel ben ik daar een groot gedeelte van de dag mee bezig.

De recruiters noteren die nummers niet even zelf omdat het een hoop gedoe is om alle gegevens te vinden in ons systeem. Daar hebben ze geen zin in of geen tijd voor. Mogen wij doen. Maar de rest van ons werk blijft zo wel mooi liggen⿦.

Onze recruiters realiseren zich niet dat dat opzoeken van al die gegevens enorm veel tijd kost. Voorbeeldje: Tussen neus en lippen door vertelt één van hen dat een opdrachtgever niet alleen de cv⿿s van de personen in de eindronde maar ook die van de personen in de voorlaatste ronde wil zien. Of wij dat even willen regelen (met de nadruk op ⿿even⿝). Natuurlijk doen we dat, maar dat ⿿even⿝, dat klopt niet.

Dit lijkt een hoop geklaag over niets.
Maar voor mij is dat het niet. Ik wil gewoon mijn werk doen. Dingen goed regelen, bereikbaar zijn voor klanten en opdrachtgevers, zorgen dat een vacature wordt vervuld zodat iedereen tevreden is, mijn werk doen zonder fouten door tijdgebrek en voortdurende onderbrekingen⿦. Zo zit ik in elkaar.

Mijn baas vertelde laatst dat hij klachten krijgt dat het secretariaat slecht bereikbaar is per telefoon. Ja, vind je het gek⿦ Ik ben de hele tijd met hem en zijn collega⿿s aan de lijn omdat hij vanuit de auto allerlei dingen geregeld wil hebben en wij naar de gegevens moeten zoeken. Maar dat begreep hij niet goed. Hij ziet dit als een probleem van het secretariaat. Wij moeten gewoon ons werk doen, en multitasken hoort daarbij. Dat doen we ook, maar er zijn grenzen.

Het plezier is er voor mij nu wel af.
Ik denk er over om te gaan werken in een andere branche.
Dat vind ik een moeilijke beslissing om te nemen, ik slaap er niet goed van.

Dus nu weet je waarom ik jou dit werk afraad. Ik ga binnenkort een gesprek aan met mijn baas. Kijken hoe hij reageert.

Groeten,
Marijke

ps: Kleine update: Zojuist aan mijn baas verteld. Schrok zich een ongeluk. Nu was er ineens wel over te praten. Er moeten dingen veranderd, zei hij.

Zou er nou niet iets bestaan waardoor de recruiters alle informatie op hun telefoon krijgen zodat wij gewoon ons werk kunnen doen?
Dat zal wel van niet, anders hadden ze dat vast al wel aangeschaft⿦